少し前のことになりますが、10/20（火）～10/23（金）にかけてシステムメンバーが、
松江・米子にあるOPC（オペレーションセンター）に出張に行ってきました。
イーウェルには松江・米子の２拠点にOPCがあり、会員様からの問い合わせや
各種手配処理などの業務をしている従業員の方がたくさん働いています。
今回OPCに出張した背景としては、システム部門は東京、OPCは山陰地方にあり、
日頃のやりとりは電話やメールがほとんどで、テレビ会議システムを使用した
打ち合わせもありますが、直接会って話をするという機会はほぼありません。
そこで、距離は離れていてもミスコミュニケーションを少なくする
きっかけ作りが何かできないかと出張メンバー一同で考え、
下記内容を実施することに決めました。
①システム部門の役割・メンバーの紹介
→原点に戻り、まずはシステム部門のことをしっかり知ってもらおう。
というところから、システム部門の各グループの役割と特徴、
メンバーの業務内容と顔写真をパワポにまとめ、センターの方々に披露しました。
センターの方からの食いつきも良く、どのグループが（誰が）何の業務をしているか
知ることができ、業務上でも役に立ちそう。と好評でした。
②システム⇔センターでコミュニケーションを円滑にとるために必要なことは？
→今回の出張のメインでもありますが、何をどうすればコミュニケーションがとれて、
障害が発生しなくなるのか、円滑にプロジェクトが進行するのかを話し合いました。
③センター業務の確認
→実際に業務を見させていただき、システム対応できるものはないか
より効率的にできる作業はないかをシステム視点で確認しました。
1日目は米子のOPCを訪問しました。
米子のOPCは、2015年2月より操業開始しており、現在はWELBOXディビジョンの
みなさんが勤務されています。
今年の2月にできたばかりなので、外観も内装もとてもきれいです。
下記のリフレッシュルームもおしゃれに仕上がっていて、うらやましい限りです。
2日目～4日目は松江のOPCを訪問しました。
松江のOPCは、2011年6月からの操業開始なので4年以上経過しています。
こちらのセンターには、BPOディビジョン、健康の手配ディビジョン、事務ディビジョン
のみなさんが勤務されています。
米子とは打って変わって、こちらのセンターは3部門の方々がいるので
人が溢れています。
テラスからは宍道湖を望め、開放的で気持ちの良い環境です。
松江滞在中には、BPOディビジョンのみなさんと夜の懇親もさせていただきました！
楽しくて思いのほか飲みすぎてしまい、少々アクシデントもありましたが。。
やはり、業務をはなれて酒を酌み交わしながら話をすることも大切ですね。
特にOPCに出張する機会というのは、めったにないので貴重な飲み会です。
4日間でOPCの様々な方とお話させていただきましたが、
やはりセンターの方もシステムとのコミニュケーション不足と感じている方が
多いようです。
お互い納得していていないまま物事やルールが決まり、運用がはじまり、
後から不平・不満が出てきたり。。。
ただ、話をしていくうちにすぐに解決できることも出てきました。
例えば、問い合わせ・依頼内容に確実にリアクションすることや
システムの電話応対は冷たいと言われることが多いので、そこを改善する。
など当たり前のことですが、忙しいとつい蔑ろになってしまうこともあります。
まずは、すぐに改善できることをすぐに実践することが大切です。
今回の出張がよいきっかけとなり、両部門間のコミュニケーションが少しでも円滑と
なってくれることを出張メンバー一同願っています。
