こんにちは。システム運営部 東京運営グループです。
私は今年１月からシステム運営業務を担当するようになり勤務していますが、IT知識はもちろん業務内容についても
まだまだ覚えることが沢山です。。。！
そこで私ができるだけ効率良く業務を行うために意識していることを紹介します。
・毎日の業務をリスト化してタスク管理
リスト化することで、抜け漏れなく作業していくことができます。
なるべく細かい単位でリストアップし、その日必ずやるべき仕事はなるべく午前中、翌日以降でもOKなものは午後に振り分けます。
そうしておけば急ぎの仕事が来た場合でも、午後に余裕をもって対応できます。
チームとしても、各自が翌日の作業予定を書きだした表を共有し、メンバーの急な不在時には代行できる体制をとっています。
・ショートカットキーの活用
使いこなせば作業にかかる時間を短縮することができます。
わずかな時間かもしれませんが、塵も積もれば。。。ということで活用しています。
例えば、Alt + F4 = ウインドウを閉じる、Windous + Tab = タスクビューの表示
などなど、慣れるととても便利です！
・初めて行う業務は、次回以降を意識して実施
初回に手順をしっかりと確認しておくことで次回以降、あれ、なんだっけ、、と考える時間を削減できます。
手順書をひとつひとつ確認しながら実施し、忘れそうな部分は必ず記録を残します。
そして記憶が新しいうちに復習し、些細なことでも不明点があれば確認しておきます。
今回紹介したことは当たり前のことかもしれませんが、基本を大切に丁寧・確実に目の前の仕事に取り組みたいと思います。
今後RPAによって自動化される業務が増えれば、ミスによる手戻りがなくなり生産性アップが期待できます。
RPA化を含め業務の効率化により浮いた時間で個人のスキルアップに励んだり、新たな仕事に挑戦するのもよいですね。
社内にあるオフィスグリコです。
お菓子でエネルギーをチャージするのも仕事の効率アップに良いかもしれません♪
